¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas de mi empresa?

Es la pregunta del millón, y la que todo el mundo se suele plantear casi siempre, cuando le llega un requerimiento fiscal o una comprobación rutinaria de diversa índole.

¿Existen plazos mínimos para conservar los documentos y justificantes relativos a la actividad económica? ¿Durante cuánto tiempo puede la Agencia Tributaria exigirme las facturas? ¿Durante cuánto tiempo se tienen que conservar los libros y el resto de justificantes de una actividad económica?

Vamos a intentar a aclarar dichas dudas desde diferentes perspectivas, concretamente desde 4 diferentes:

- Mercantil.

- Fiscal.

- IVA.

- Prevención de blanqueo de capitales.

1. Desde el punto de vista mercantil
   El Código de Comercio fija la obligación de conservar durante seis años desde el último asiento del ejercicio todos los libros y documentos relativos a la actividad económica, indistintamente si se trata de un autónomo o entidad mercantil. Obligación que se mantiene aunque el empresario haya cesado en su actividad.
   No obstante, en la normativa que se refiere a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contarse desde el momento en que presenta el mismo. Así, aunque se refiere a estos cuatro años, la normativa mercantil exige que estos guarden la documentación durante el plazo de los seis años.
2. Desde el punto de vista fiscal
   Como ya hemos anticipado, la normativa fiscal se refiere al plazo de cuatro años. Sin embargo, hay otros plazos a los que debemos prestar atención:
   • Si Hacienda interviene para revisar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción.
   • Cuando se tengan pérdidas en el ejercicio, la obligación se extiende a un plazo de al menos diez años, aunque con el cambio de normativa actual en dicho sentido, es necesario hacerlo desde el momento en que se producen las pérdidas que pretendamos compensar por primera vez.
   • Si se trata de un elemento de inmovilizado, el plazo de conservación estará vigente hasta cuatro años después de que se esté practicando la amortización del mismo
3. Desde el punto de vista del IVA
   La LGT establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Sobre estos documentos, la Ley del IVA establece que estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo.
   Finalmente, el Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que los documentos que se enuncian a continuación también deberán conservarse durante el plazo que establezca la LGT (cuatro años). Los documentos son:
   • Facturas recibidas
   • Copias o matrices de las facturas expedidas
   • Justificantes contables de operaciones de aplicación de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad
   • Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca
   • Documentos que acrediten el pago de impuesto a la Importación
   Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.
4. Atendiendo a la prevención de blanqueo de capitales
   Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 el plazo de conservación será de diez años.

Por Luis R. Garach para boletin DELSOL